A desinformação referente às normas que regulam a gestão de documentos no cenário empresarial ainda é grande no Brasil, sobretudo no âmbito privado. Com uma quantidade cada vez maior de documentos gerados pelas organizações, sejam elas públicas ou privadas, soma-se a forte burocracia brasileira, que exige que as empresas sigam uma série de normas para que cumpram as leis.

Nesse cenário, a gestão documental não deve ser realizada exclusivamente em benefício próprio da empresa. Claro que essa prática proporciona diversas vantagens para organizações de diversos portes e setores, mas ela precisa ser realizada de maneira que atenda às legislações vigentes, garantindo validade jurídica e evitando processos na Justiça.

Quais são as principais normas para a gestão documental?

Lei de Acesso à Informação

Desde 2012, está em vigor a Lei nº 12.527 que assegura o direito fundamental de acesso à informação para a esfera pública. Se por um lado, a transparência e o conhecimento para a população é maior, por outro o grande desafio é realizar a digitalização de documentos de milhares de órgãos públicos. Dentre as principais obrigações destacamos o Art. 3º e o Art. 6º.

Art. 3º: Os procedimentos previstos nesta Lei destinam-se a assegurar o direito fundamental de acesso à informação e devem ser executados em conformidade com os princípios básicos da administração pública e com as seguintes diretrizes:
I - observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção;
II - divulgação de informações de interesse público, independentemente de solicitações;
III - utilização de meios de comunicação viabilizados pela tecnologia da informação;
IV - fomento ao desenvolvimento da cultura de transparência na administração pública;
V - desenvolvimento do controle social da administração pública.

Art. 6º: Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a:
I - gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação;
II - proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade; e
III - proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso.

O parágrafo único do art. 1º listam como subordinados a seguir a legislação:
• Os órgãos públicos integrantes da administração direta dos Poderes Executivo, Legislativo, incluindo as Cortes de Contas, e Judiciário e do Ministério Público;
• As autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as sociedades de economia mista e demais entidades controladas direta ou indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios.
Para acessar a Lei na íntegra, clique aqui.

Portaria 315

No dia 04/04/18, o Ministério da Educação (MEC) publicou a Portaria 315, que determinou uma importante mudança na gestão documental de instituições de ensino superior. Dentre outras obrigações, a Portaria visa regular a digitalização e gestão de todos os documentos envolvidos nos processos das dessas instituições, devendo migrar o acervo para o ambiente digital. Os principais critérios incluem:

I - os métodos de digitalização devem garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais;

II - a IES deverá constituir comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico, conforme definido nesta Portaria, no Marco Legal da Educação Superior e, de maneira subsidiária, em suas normas institucionais.

O Art. 39 diz que:

O dirigente da IES e o representante legal da mantenedora são pessoalmente responsáveis pela guarda e manutenção do respectivo acervo acadêmico, que deve ser mantido permanentemente organizado e em condições adequadas de conservação, fácil acesso e pronta consulta.

§ 1º O acervo acadêmico poderá ser averiguado a qualquer tempo pelos órgãos e agentes públicos, para fins de regulação, avaliação, supervisão e nas ações de monitoramento.

§ 2º Estará sujeita à avaliação institucional a adequada observância às normas previstas nesta Portaria.

§ 3º Os documentos em meio físico e em meio digital deverão estar disponíveis no endereço para o qual a IES foi credenciada.

§ 4º O representante legal da mantenedora responderá, nos termos da legislação civil e penal, pela guarda e manutenção do acervo acadêmico das instituições mantidas, inclusive nos casos de negligência ou de utilização fraudulenta

Para acessar a Portaria 315 na íntegra, clique aqui.

Lei Nº 13.787

Uma das mais recentes leis sobre digitalização de documentos, a Lei nº 13.787, de dezembro de 2018, se aplica à empresas da área da saúde, tornando obrigatório que prontuários de paciente sejam digitalizados. Podemos destacar os 4 primeiros artigos, que dizem:

Art. 1º: A digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente são regidas por esta Lei e pela Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018.
Art. 2º: O processo de digitalização de prontuário de paciente será realizado de forma a assegurar a integridade, a autenticidade e a confidencialidade do documento digital.
Art. 3º: Os documentos originais poderão ser destruídos após a sua digitalização, observados os requisitos constantes do art. 2º desta Lei, e após análise obrigatória de comissão permanente de revisão de prontuários e avaliação de documentos, especificamente criada para essa finalidade.
Art. 4º: Os meios de armazenamento de documentos digitais deverão protegê-los do acesso, do uso, da alteração, da reprodução e da destruição não autorizados.

Para acessar a Lei na íntegra, clique aqui.

Garantir que sua organização esteja de acordo com as normas vigentes é muito mais do que estar em dia com a Justiça brasileira, é um exercício de cidadania que garante que as empresas ofereçam um serviço humanizado e de qualidade à toda a população. Será que sua empresa segue todas as normas legislativas? Entre em contato conosco e vamos juntos garantir que seu negócio atenda aos requisitos básicos da legislação.