Em um mundo cada vez mais globalizado, onde a disseminação de informações ocorre de maneira rápida e praticamente instantânea no meio digital, os arquivos físicos municipais são vistos por muitos indivíduos apenas como blocos de papéis intermináveis e sem utilidade. A verdade é que esses documentos têm grande importância tanto para a esfera pública quanto para a esfera jurídica, devendo contar com uma gestão documental eficiente para garantir a preservação dos mesmos.

Os órgãos públicos municipais são responsáveis por gerar um grande volume de documentos que exigem respaldo jurídico para que o município fique em dia com os órgãos federais. Para além disso, os documentos armazenam informações relevantes que podem ser extremamente úteis em momentos posteriores, além de contribuir para a preservação da história local.

Neste artigo, vamos te ajudar a entender melhor a importância dos arquivos municipais, seu papel na preservação da história local e o que diz a legislação. Acompanhe!

A importância dos arquivos municipais

Os arquivos públicos municipais são importantes fontes de informação que contribuem para a boa governança do município, permitindo atender, sobretudo, questões relacionadas à cidadania, administração, economia e Justiça. Também armazenam dados e informações importantes sobre saúde, educação, meio ambiente e tantos outros aspectos do município.

O conjunto de todas essas informações são extremamente importantes para buscar medidas que realmente sejam benéficas para o município como um todo. Dessa forma, os arquivos municipais são indispensáveis para o planejamento, controle, transparência, eficácia e efetividade da administração municipal.

O papel dos arquivos municipais na preservação da história

Apesar de a maioria dos documentos serem de caráter probatório, testemunhal e informativo, os arquivos municipais desempenham um papel fundamental para a preservação da história, dos costumes e tradições do município. Isso porque alguns arquivos específicos contam toda a história da cidade, desde sua fundação até os dias atuais.

Esses documentos reúnem informações sobre marcos importantes, crescimento do município, dados da economia e tantos outros que ajudam na preservação da memória local e contribuem para que as futuras gerações possam compreender toda a história do município em que residem. Para isso, é preciso garantir as melhores práticas de gestão documental, para que os arquivos municipais atuem como verdadeiros instrumentos de pesquisas históricas.

O que diz a legislação?

Diversas leis ressaltam a importância e obrigatoriedade da preservação dos arquivos municipais, seja para acesso pela população, preservação histórica ou para cumprir com as normas vigentes.

Todos os municípios devem possuir um arquivo público institucionalizado em sua estrutura administrativa para atender à Constituição Federal de 1988 e à Lei de Arquivos, de 1991, devendo cumprir com as leis de Responsabilidade Fiscal – LRF (lei complementar 101/2000), da Transparência (lei complementar 131/2009) e da lei nº 12.527, de 2011 – Lei de Acesso à Informação.

A Lei Federal de Arquivos n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 1.º diz que “É dever do poder público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação”.

A Lei Federal de Arquivos n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, em seu art. 4º ainda afirma que “Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas”.

A Lei 12.527, de 2011, conhecida como Lei de Acesso à Informação é outro importante instrumento de regulamentação para os arquivos municipais. A Lei garante o direito constitucional de acesso às informações públicas, sendo dever de ofício da Administração Pública promover a transparência de seus atos para a sociedade.

 Para cumprir todas as normas da legislação, permitir a preservação da história local e cumprir com tantos outros papéis importantes, os arquivos municipais devem contar com uma gestão documental de forma integrada, eficiente e segura. Somente assim é possível garantir a preservação do patrimônio documental público, assegurar o direito fundamental dos cidadãos de acesso aos documentos e resguardar a história e a memória cultural do município.

A desinformação referente às normas que regulam a gestão de documentos no cenário empresarial ainda é grande no Brasil, sobretudo no âmbito privado. Com uma quantidade cada vez maior de documentos gerados pelas organizações, sejam elas públicas ou privadas, soma-se a forte burocracia brasileira, que exige que as empresas sigam uma série de normas para que cumpram as leis.

Nesse cenário, a gestão documental não deve ser realizada exclusivamente em benefício próprio da empresa. Claro que essa prática proporciona diversas vantagens para organizações de diversos portes e setores, mas ela precisa ser realizada de maneira que atenda às legislações vigentes, garantindo validade jurídica e evitando processos na Justiça.

Quais são as principais normas para a gestão documental?

Lei de Acesso à Informação

Desde 2012, está em vigor a Lei nº 12.527 que assegura o direito fundamental de acesso à informação para a esfera pública. Se por um lado, a transparência e o conhecimento para a população é maior, por outro o grande desafio é realizar a digitalização de documentos de milhares de órgãos públicos. Dentre as principais obrigações destacamos o Art. 3º e o Art. 6º.

Art. 3º: Os procedimentos previstos nesta Lei destinam-se a assegurar o direito fundamental de acesso à informação e devem ser executados em conformidade com os princípios básicos da administração pública e com as seguintes diretrizes:
I - observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção;
II - divulgação de informações de interesse público, independentemente de solicitações;
III - utilização de meios de comunicação viabilizados pela tecnologia da informação;
IV - fomento ao desenvolvimento da cultura de transparência na administração pública;
V - desenvolvimento do controle social da administração pública.

Art. 6º: Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a:
I - gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação;
II - proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade; e
III - proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso.

O parágrafo único do art. 1º listam como subordinados a seguir a legislação:
• Os órgãos públicos integrantes da administração direta dos Poderes Executivo, Legislativo, incluindo as Cortes de Contas, e Judiciário e do Ministério Público;
• As autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as sociedades de economia mista e demais entidades controladas direta ou indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios.
Para acessar a Lei na íntegra, clique aqui.

Portaria 315

No dia 04/04/18, o Ministério da Educação (MEC) publicou a Portaria 315, que determinou uma importante mudança na gestão documental de instituições de ensino superior. Dentre outras obrigações, a Portaria visa regular a digitalização e gestão de todos os documentos envolvidos nos processos das dessas instituições, devendo migrar o acervo para o ambiente digital. Os principais critérios incluem:

I - os métodos de digitalização devem garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais;

II - a IES deverá constituir comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico, conforme definido nesta Portaria, no Marco Legal da Educação Superior e, de maneira subsidiária, em suas normas institucionais.

O Art. 39 diz que:

O dirigente da IES e o representante legal da mantenedora são pessoalmente responsáveis pela guarda e manutenção do respectivo acervo acadêmico, que deve ser mantido permanentemente organizado e em condições adequadas de conservação, fácil acesso e pronta consulta.

§ 1º O acervo acadêmico poderá ser averiguado a qualquer tempo pelos órgãos e agentes públicos, para fins de regulação, avaliação, supervisão e nas ações de monitoramento.

§ 2º Estará sujeita à avaliação institucional a adequada observância às normas previstas nesta Portaria.

§ 3º Os documentos em meio físico e em meio digital deverão estar disponíveis no endereço para o qual a IES foi credenciada.

§ 4º O representante legal da mantenedora responderá, nos termos da legislação civil e penal, pela guarda e manutenção do acervo acadêmico das instituições mantidas, inclusive nos casos de negligência ou de utilização fraudulenta

Para acessar a Portaria 315 na íntegra, clique aqui.

Lei Nº 13.787

Uma das mais recentes leis sobre digitalização de documentos, a Lei nº 13.787, de dezembro de 2018, se aplica à empresas da área da saúde, tornando obrigatório que prontuários de paciente sejam digitalizados. Podemos destacar os 4 primeiros artigos, que dizem:

Art. 1º: A digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente são regidas por esta Lei e pela Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018.
Art. 2º: O processo de digitalização de prontuário de paciente será realizado de forma a assegurar a integridade, a autenticidade e a confidencialidade do documento digital.
Art. 3º: Os documentos originais poderão ser destruídos após a sua digitalização, observados os requisitos constantes do art. 2º desta Lei, e após análise obrigatória de comissão permanente de revisão de prontuários e avaliação de documentos, especificamente criada para essa finalidade.
Art. 4º: Os meios de armazenamento de documentos digitais deverão protegê-los do acesso, do uso, da alteração, da reprodução e da destruição não autorizados.

Para acessar a Lei na íntegra, clique aqui.

Garantir que sua organização esteja de acordo com as normas vigentes é muito mais do que estar em dia com a Justiça brasileira, é um exercício de cidadania que garante que as empresas ofereçam um serviço humanizado e de qualidade à toda a população. Será que sua empresa segue todas as normas legislativas? Entre em contato conosco e vamos juntos garantir que seu negócio atenda aos requisitos básicos da legislação.