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Se sua empresa não dá a devida atenção à guarda de documentos fiscais, você está correndo sérios riscos de ter problemas judiciais no futuro e precisar arcar com despesas desnecessárias. Isso porque, durante o período estipulado para sua guarda, os órgãos responsáveis podem exigir um documento para atestar as conformidades com a legislação.
Quando a organização não consegue comprovar um pagamento para o Fisco, é preciso recolher novamente o tributo, o que pode gerar muita dor de cabeça para a obtenção do mesmo, além de gerar uma multa de até 20% sobre o valor. Para que isso não aconteça, é preciso ficar atento aos prazos e garantir uma gestão eficiente para os documentos fiscais.
Neste artigo, elencamos o prazo de guarda para os principais documentos tributários e trabalhistas, de acordo com a legislação brasileira. Confira!
Qual o prazo de guarda para documentos tributários?
A média de tempo para a guarda de documentos fiscais é de 5 anos. Conheça os principais documentos que sua empresa deve guardar e seus respectivos prazos!
| Nota Fiscal | 5 anos | Art. 173 - Código Tributário Nacional |
| Cofins | 5 anos | Par. 2° art. 10 - Lei Compl. n° 70/91 |
| IRPJ | 5 anos | Art. 33 - Lei Orgânica da Seguridade Social |
| Damef | 5 anos | Art. 173 - Código Tributário Nacional |
| IPI | 5 anos | Art. 173 - Código Tributário Nacional |
| DASN | 5 anos | Artigo 25 - Instrução Normativa SRF N° 146/99 |
| DIRF | 5 anos | Artigo 25 - Instrução Normativa SRF n° 146/99 |
| IR | 5 anos | Artigo 174 - Código Tributário Nacional |
| ICMS | 5 anos | Artigo 174 - Código Tributário Nacional |
| Livros Fiscais e Contábeis | 5 anos | Artigos 174 e 195 - Código Tributário Nacional |
Qual o prazo de guarda para documentos trabalhistas?
O prazo para a guarda de documentos trabalhistas geralmente é maior. Muitas empresas costumam enfrentar processos quando um colaborador que trabalhou anos atrás na organização solicita sua aposentadoria, por exemplo. Para que isso não aconteça, atente-se aos prazos de guarda!
| PIS | 10 anos | Lei 2052/1983 |
| FGTS | 30 anos | Art. 23 - Lei n° 8036/1990 |
| GFIP | 30 anos | Item 11 sa Resolução INSS n° 19/2000 |
| GPS | 5 anos | Itens 2 e 3 do Manual de Preenchimento da GPS |
| RAIS | 5 anos | Art. 3 e 10 - Lei n° 2052/83 |
| CAGED | 5 anos | Par 2° art 1° - Port. MTb n° 194/95 |
| Livro de inspeção do trabalho | Permanente | |
| Folha de pagamento | 10 anos | Art. 32 e 45 - Lei 8.212/91 |
| Recibos trabalhistas | 5 anos | Art. 11 - Consolidação das Leis de Trabalho |
| Contrato de Trabalho | Permanente |
A importância de uma gestão eficiente
Já imaginou como pode ser demorado encontrar um documento de 5 anos atrás em sua empresa? E pior do que isso: correr o risco de encontrá-lo danificado pela ação do tempo e comprometer a validade das informações? Para evitar esses problemas, é extremamente importante que sua empresa tenha uma gestão documental eficiente.
A melhor opção é contar com a ajuda de uma empresa especializada para digitalizar todos os arquivos e realizar a guarda de documentos em locais apropriados, que não sofram com a ação de intempéries e agentes externos, possam ser localizados facilmente e tenham a garantia de confidencialidade das informações.
Ficou com alguma dúvida sobre a guarda de documentos fiscais? Entre em contato conosco. Somos uma empresa focada em gestão de arquivos, que presta consultoria na estruturação, organização e mapeamento de acervos arquivísticos, simplificando os processos de gestão documental e respeitando a legislação vigente. Será um prazer lhe ajudar!
