É inegável que a digitalização de documentos proporcionou inúmeras vantagens às instituições organizacionais, mas manter os arquivos físicos armazenados ainda é essencial e obrigatório para empresas de todos os setores. Apesar de parecer simples em um primeiro momento, essa tarefa pode se tornar um verdadeiro desafio no cenário empresarial.

 Isso porque empresas que não contam com processos de gestão documental bem definidos dificilmente irão manter o acervo organizado de maneira estratégica. Para se ter uma ideia, um colaborador perde, em média, 2 horas por dia tentando encontrar algum tipo de documento, segundo a Associação Brasileiras das Empresas de Gestão de Documentos.

 Para evitar desperdício de tempo e não comprometer a produtividade em seu negócio, separamos 5 dicas para manter os arquivos de sua empresa organizados. Confira!

 Separe os documentos por categorias

 Pode parecer uma dica óbvia, mas muitas empresas ainda costumam armazenar os documentos de maneira desordenada em gavetas e armários sem identificação. O ideal é criar categorias para todos os documentos. Quanto mais específico, mais fácil será na hora de localizá-los.

 Você pode separar por categorias de documentos trabalhistas, contas a pagar, contas a receber, notas fiscais, documentos administrativos e demais demandas que sua empresa possuir. Organizar os arquivos por data e ordem alfabética também pode ser muito útil para sua gestão interna.

Estabeleça rotinas diárias para a guarda de documentos

 Muitas empresas geram diversos documentos diariamente, o que pode comprometer a eficácia da guarda dos arquivos caso não haja práticas realmente efetivas. Os maiores riscos que a empresa corre são perda, extravio ou deterioração desses documentos, além de perda de tempo para localizá-los.

 Para que isso não aconteça, é fundamental estabelecer rotinas diárias para a guarda de documentos, assegurando que estes sejam armazenados de maneira rápida e eficiente. É importante repassar todas as informações de gestão documental para os colaboradores que atuam diretamente com documentos, a fim de que eles estejam alinhados com as boas práticas de gestão.

Tenha um espaço adequado para a guarda de documentos

 O local para a guarda de documentos deve ser propício para esta tarefa. Agentes externos como poeira, umidade, mofo e insetos, por exemplo, podem comprometer a qualidade dos papéis e afetar a validade dos documentos.

 Portanto, é preciso que o ambiente esteja em perfeitas condições para receber os documentos, além de contar com alta segurança a fim de evitar qualquer tipo de roubo ou extravio das informações. Se possível, deixe uma sala somente para a guarda de documentos.

Elimine o que não for necessário

 Alguns arquivos não possuem caráter comprobatório e não apresentam nenhuma utilidade para a empresa. Para não gerar uma quantidade ainda maior de documentos e ocupar espaços desnecessários, esses papéis podem e devem ser descartados.

 Mas fique atento e tenha certeza de que aquele arquivo realmente pode ser descartado, já que o descarte de um documento importante pode trazer sérias complicações para sua empresa.

Conte com a ajuda de uma empresa terceirizada

 As dicas acima podem te ajudar a ter uma gestão documental interna organizada, mas para evitar qualquer tipo de problema e garantir que seus arquivos estejam armazenados de maneira adequada, com fácil acesso e rápida localização, o mais recomendado é contar com a ajuda de uma empresa terceirizada.

 Empresas que realizam a guarda de documentos possuem as melhores práticas de gestão documental, proporcionando redução de custos, maior produtividade, segurança e tantos outros benefícios para seu negócio. Por isso, analise seu cenário e não descarte esta possibilidade!

 Adotar práticas efetivas é essencial para a boa gestão documental de sua empresa. Quando os arquivos estão organizados, protegidos e são facilmente localizados, fica muito mais fácil para sua empresa apresentar melhores resultados, contribuindo para aumentar a lucratividade e competitividade em seu segmento de atuação.

Gostou do nosso conteúdo? Siga-nos no Facebook, LinkedIn e Instagram para ficar por dentro de nossas novidades!