Em um mundo cada vez mais globalizado, onde a disseminação de informações ocorre de maneira rápida e praticamente instantânea no meio digital, os arquivos físicos municipais são vistos por muitos indivíduos apenas como blocos de papéis intermináveis e sem utilidade. A verdade é que esses documentos têm grande importância tanto para a esfera pública quanto para a esfera jurídica, devendo contar com uma gestão documental eficiente para garantir a preservação dos mesmos.

Os órgãos públicos municipais são responsáveis por gerar um grande volume de documentos que exigem respaldo jurídico para que o município fique em dia com os órgãos federais. Para além disso, os documentos armazenam informações relevantes que podem ser extremamente úteis em momentos posteriores, além de contribuir para a preservação da história local.

Neste artigo, vamos te ajudar a entender melhor a importância dos arquivos municipais, seu papel na preservação da história local e o que diz a legislação. Acompanhe!

A importância dos arquivos municipais

Os arquivos públicos municipais são importantes fontes de informação que contribuem para a boa governança do município, permitindo atender, sobretudo, questões relacionadas à cidadania, administração, economia e Justiça. Também armazenam dados e informações importantes sobre saúde, educação, meio ambiente e tantos outros aspectos do município.

O conjunto de todas essas informações são extremamente importantes para buscar medidas que realmente sejam benéficas para o município como um todo. Dessa forma, os arquivos municipais são indispensáveis para o planejamento, controle, transparência, eficácia e efetividade da administração municipal.

O papel dos arquivos municipais na preservação da história

Apesar de a maioria dos documentos serem de caráter probatório, testemunhal e informativo, os arquivos municipais desempenham um papel fundamental para a preservação da história, dos costumes e tradições do município. Isso porque alguns arquivos específicos contam toda a história da cidade, desde sua fundação até os dias atuais.

Esses documentos reúnem informações sobre marcos importantes, crescimento do município, dados da economia e tantos outros que ajudam na preservação da memória local e contribuem para que as futuras gerações possam compreender toda a história do município em que residem. Para isso, é preciso garantir as melhores práticas de gestão documental, para que os arquivos municipais atuem como verdadeiros instrumentos de pesquisas históricas.

O que diz a legislação?

Diversas leis ressaltam a importância e obrigatoriedade da preservação dos arquivos municipais, seja para acesso pela população, preservação histórica ou para cumprir com as normas vigentes.

Todos os municípios devem possuir um arquivo público institucionalizado em sua estrutura administrativa para atender à Constituição Federal de 1988 e à Lei de Arquivos, de 1991, devendo cumprir com as leis de Responsabilidade Fiscal – LRF (lei complementar 101/2000), da Transparência (lei complementar 131/2009) e da lei nº 12.527, de 2011 – Lei de Acesso à Informação.

A Lei Federal de Arquivos n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 1.º diz que “É dever do poder público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação”.

A Lei Federal de Arquivos n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, em seu art. 4º ainda afirma que “Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas”.

A Lei 12.527, de 2011, conhecida como Lei de Acesso à Informação é outro importante instrumento de regulamentação para os arquivos municipais. A Lei garante o direito constitucional de acesso às informações públicas, sendo dever de ofício da Administração Pública promover a transparência de seus atos para a sociedade.

 Para cumprir todas as normas da legislação, permitir a preservação da história local e cumprir com tantos outros papéis importantes, os arquivos municipais devem contar com uma gestão documental de forma integrada, eficiente e segura. Somente assim é possível garantir a preservação do patrimônio documental público, assegurar o direito fundamental dos cidadãos de acesso aos documentos e resguardar a história e a memória cultural do município.

Se sua empresa não dá a devida atenção à guarda de documentos fiscais, você está correndo sérios riscos de ter problemas judiciais no futuro e precisar arcar com despesas desnecessárias. Isso porque, durante o período estipulado para sua guarda, os órgãos responsáveis podem exigir um documento para atestar as conformidades com a legislação.

Quando a organização não consegue comprovar um pagamento para o Fisco, é preciso recolher novamente o tributo, o que pode gerar muita dor de cabeça para a obtenção do mesmo, além de gerar uma multa de até 20% sobre o valor. Para que isso não aconteça, é preciso ficar atento aos prazos e garantir uma gestão eficiente para os documentos fiscais.

Neste artigo, elencamos o prazo de guarda para os principais documentos tributários e trabalhistas, de acordo com a legislação brasileira. Confira!

Qual o prazo de guarda para documentos tributários?

A média de tempo para a guarda de documentos fiscais é de 5 anos. Conheça os principais documentos que sua empresa deve guardar e seus respectivos prazos!

Qual o prazo de guarda para documentos trabalhistas?

O prazo para a guarda de documentos trabalhistas geralmente é maior. Muitas empresas costumam enfrentar processos quando um colaborador que trabalhou anos atrás na organização solicita sua aposentadoria, por exemplo. Para que isso não aconteça, atente-se aos prazos de guarda!

A importância de uma gestão eficiente

Já imaginou como pode ser demorado encontrar um documento de 5 anos atrás em sua empresa? E pior do que isso: correr o risco de encontrá-lo danificado pela ação do tempo e comprometer a validade das informações? Para evitar esses problemas, é extremamente importante que sua empresa tenha uma gestão documental eficiente.

A melhor opção é contar com a ajuda de uma empresa especializada para digitalizar todos os arquivos e realizar a guarda de documentos em locais apropriados, que não sofram com a ação de intempéries e agentes externos, possam ser localizados facilmente e tenham a garantia de confidencialidade das informações.

Ficou com alguma dúvida sobre a guarda de documentos fiscais? Entre em contato conosco. Somos uma empresa focada em gestão de arquivos, que presta consultoria na estruturação, organização e mapeamento de acervos arquivísticos, simplificando os processos de gestão documental e respeitando a legislação vigente. Será um prazer lhe ajudar!