Muito mais do que uma opção, a gestão arquivística está se tornando uma necessidade para empresas que desejam garantir competitividade, aumentar a produtividade e evitar problemas judiciais causados pela perda ou extravio de documentos. Para contar com práticas realmente efetivas e que tragam todos esses benefícios, o mais recomendado é contar com a expertise de uma empresa especializada em gestão documental. Mas por quais serviços optar?

Quando falamos em gestão arquivística, existem diversas soluções que contribuem para otimizar seu acervo documental. Antes de escolher os serviços, é preciso realizar um estudo de seu próprio negócio para entender suas reais necessidades e como uma empresa pode saná-las.

 Independente de sua necessidade, a Arquivotech conta com soluções completas que podem otimizar toda sua gestão arquivística. Conheça nossos serviços e saiba como podemos te ajudar!

Dispositivos legais

Os dispositivos legais atuam na regulamentação de arquivos e centros de memória, garantindo legitimidade à política de patrimônio documental. Dessa forma, é possível construir e preservar toda a história de um povo, guardando os principais documentos que fazem jus às suas tradições, costumes e culturas.

Para isso, a Arquivotech faz um estudo histórico-administrativo e realiza um planejamento de recursos de infraestrutura, material, humano e tecnológico para criar a instituição de memória e seu regimento interno.

Diagnóstico arquivístico

Muitos gestores podem ter dificuldade na hora de fazer um levantamento dos principais problemas relacionados à gestão documental. Para te ajudar nessa missão, a Arquivotech realiza um diagnóstico arquivístico completo para entender a situação organizacional, administrativa e cultural de sua empresa.

Oferecemos levantamos quantitativos e qualitativos, mapeamento das origens de cada documento gerado ou recebido e análise de todo seu cenário documental para que possamos identificar suas principais necessidades e apontar as melhores soluções para seu negócio.

Plano de Classificação de Documentos

O Plano de Classificação de Documentos (PCD) é uma ferramenta extremamente importante para que você tenha maior controle sobre todos os arquivos gerados por sua empresa. Cada documento pode vir de um setor diferente, possuir diferentes finalidades e ter um destino final específico. Tudo isso necessita que eles sejam classificados adequadamente para evitar posteriores erros de gestão.

Através de uma metodologia aprimorada, nós sistematizamos sua estrutura organizacional e criamos um instrumento para gestão de documentos arquivísticos. Dessa maneira, é muito simples ter o mapeamento das funções e atividades exercidas na organização e sua relação com os documentos produzidos e recebidos.

Tabela de Temporalidade de Documentos

Uma grande dúvida que reina no cenário empresarial é sobre o período que cada documento deve ser mantido arquivado. Isso porque muitos empresários não possuem total conhecimento sobre a legislação no que diz respeito à guarda documental.

Para acabar com todas as dúvidas, a Arquivotech conta com o serviço de Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), estabelecendo os prazos para guarda e destinação de todos os documentos da sua empresa.

Organização, Arquivamento e Eliminação

Após elaborar o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos, a Arquivotech estabelece as melhores práticas de gestão documental para seu acervo.

Nessa fase, sua empresa receberá treinamento e acompanhamento das atividades de organização do acervo e arquivamento dos documentos, bem como o processo de  eliminação em concordância com a legislação de arquivos.

Instrumentos de pesquisa

Um dos grandes gargalos que comprometem a produtividade de uma empresa é a perda de tempo para localizar um documento específico. E como documentos são solicitados com muita frequência, seus colaboradores podem perder horas preciosas para localizá-los.

Para evitar esse problema, nós realizamos uma descrição arquivística, que vai possibilitar o mapeamento de todo o seu arquivo, resultando no controle e acesso aos documentos de forma muito mais simples e rápida.

Manuais, modelos e treinamentos

Para que você possa aproveitar ao máximo as melhores práticas de gestão arquivística, é preciso registrar os procedimentos, afinal são muitos procedimentos, detalhes e particularidades que exigem registros para que você não se perca em meio a tanta informação.

A Arquivotech desenvolve um Manual de Procedimentos para a utilização dos instrumentos criados (PCD e TTD) e os modelos de documentos para transferência, recolhimento e eliminação de documentos de forma personalizada para sua empresa, permitindo que você tenha conhecimento sobre os procedimentos e controle sobre os documentos.

Ficou interessado? Entre em contato conosco e solicite um orçamento sem compromisso. Será um prazer lhe ajudar!