Independente do porte ou segmento de atuação, toda empresa precisa lidar com uma enorme quantidade de documentos das mais variadas naturezas. No começo, ter controle sobre os arquivos pode parecer uma tarefa simples, mas à medida que seu negócio vai crescendo, novos documentos vão sendo gerados, e adotar uma gestão documental eficiente torna-se essencial para o sucesso de sua empresa.

Se por um lado realizar a gestão de documentos de maneira eficaz e segura pode contribuir para otimizar os resultados nos diferentes cenários empresariais, por outro a ausência dessa prática pode deixar a empresa mais burocrática, menos produtiva e com mais chances de enfrentar problemas na esfera jurídica.

Para que você não passe por isso, vamos te explicar o que é gestão documental e por que ela é tão importante para sua empresa. Acompanhe!

O que é gestão documental?

A gestão documental pode ser definida como o conjunto de processos que garantem a produção, armazenamento e o uso correto de todos os documentos de uma empresa. Trata-se da atividade responsável por realizar o gerenciamento completo de todos os arquivos, desde o momento em que é gerado até a localização quando a empresa precisa dele.

De maneira resumida, a gestão documental tem o objetivo de realizar o gerenciamento de informações relevantes, permitindo o bom funcionamento da empresa. Atualmente, as melhores práticas de gestão de documentos envolvem a digitalização dos mesmos, garantindo muito mais eficácia se comparada à gestão manual.

Qual a importância para sua empresa?

Muito mais do que simplesmente armazenar documentos, a gestão documental atua de forma estratégica dentro de uma organização. Isso porque ela permite obter benefícios que garantem mais assertividade, produtividade e lucratividade para qualquer negócio. Entenda melhor como essa prática pode contribuir para sua empresa!

Garantia de segurança jurídica

A Lei de Acesso a Informações Públicas determina que empresas e órgãos públicos são obrigados a disponibilizar seus documentos para que sejam consultados pela população. Por mais que essa lei não se aplique à empresas privadas, essas podem se beneficiar com a gestão de documentos, disponibilizando com rapidez um documento que seja solicitado no âmbito jurídico.

Proteção das informações

Muitos documentos gerados no cenário empresarial possuem informações sigilosas que precisam de proteção para evitar maiores problemas para a organização. Com a gestão documental, sua empresa conta com alta tecnologia que garante a máxima proteção para todos os documentos, evitando qualquer tipo de interceptação, vazamento ou perda de dados importantes.

Preservação do histórico empresarial

A gestão documental também é peça-chave para o crescimento do seu negócio. Por meio dela é possível obter análise de resultados, avaliação de desempenho, planos de ação e tantas outras informações desde a fundação até os momentos atuais. Com a preservação do histórico empresarial, fica muito mais fácil entender os resultados positivos e negativos de sua empresa, permitindo traçar estratégias assertivas para que ela cresça de maneira sustentável.

Redução de custos

A redução de custos e otimização de processos são fatores importantes para o crescimento de uma empresa. Agora pense: uma empresa que gera documentos físicos todos os dias pode ter um gasto elevado a longo prazo, certo? A gestão documental elimina a necessidade de gastos com equipamentos, salas e materiais para a impressão, proporcionando redução de custos e maior economia para sua empresa, além de permitir melhor aproveitamento do espaço físico.

Maior produtividade

Um estudo realizado pela Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos (ABGD) revelou que um funcionário pode demorar até 2 horas para encontrar um documento dentro da própria empresa. Esse problema não acontece quando você conta com um serviço eficiente de gestão documental, já que é possível localizar documentos em apenas alguns segundos. Dessa forma, seus colaboradores podem se dedicar a atividades mais importantes, refletindo em uma maior produtividade para seu negócio.

Com todos os benefícios acima, fica muito mais fácil otimizar processos internos, alcançar melhores resultados e aumentar a competitividade de seu negócio. Mas para isso, é importante que a gestão documental seja realizada por uma empresa especializada, capaz de garantir que o gerenciamento seja feito de maneira eficiente, segura e prática. Entre em contato conosco e saiba como podemos te ajudar!