Muito mais do que uma opção, a gestão arquivística está se tornando uma necessidade para empresas que desejam garantir competitividade, aumentar a produtividade e evitar problemas judiciais causados pela perda ou extravio de documentos. Para contar com práticas realmente efetivas e que tragam todos esses benefícios, o mais recomendado é contar com a expertise de uma empresa especializada em gestão documental. Mas por quais serviços optar? Quando falamos em gestão arquivística, existem diversas soluções que contribuem para otimizar seu acervo documental. Antes de escolher os serviços, é preciso realizar um estudo de seu próprio negócio para entender suas reais necessidades e como uma empresa pode saná-las. Independente de sua necessidade, a Arquivotech conta com soluções completas que podem otimizar toda sua gestão arquivística. Conheça nossos serviços e saiba como podemos te ajudar! Dispositivos legais Os dispositivos legais atuam na regulamentação de arquivos e centros de memória, garantindo legitimidade à política de patrimônio documental. Dessa forma, é possível construir e preservar toda a história de um povo, guardando os principais documentos que fazem jus às suas tradições, costumes e culturas. Para isso, a Arquivotech faz um estudo histórico-administrativo e realiza um planejamento de recursos de infraestrutura, material, humano e tecnológico para criar a instituição de memória e seu regimento interno. Diagnóstico arquivístico Muitos gestores podem ter dificuldade na hora de fazer um levantamento dos principais problemas relacionados à gestão documental. Para te ajudar nessa missão, a Arquivotech realiza um diagnóstico arquivístico…

É inegável que a digitalização de documentos proporcionou inúmeras vantagens às instituições organizacionais, mas manter os arquivos físicos armazenados ainda é essencial e obrigatório para empresas de todos os setores. Apesar de parecer simples em um primeiro momento, essa tarefa pode se tornar um verdadeiro desafio no cenário empresarial. Isso porque empresas que não contam com processos de gestão documental bem definidos dificilmente irão manter o acervo organizado de maneira estratégica. Para se ter uma ideia, um colaborador perde, em média, 2 horas por dia tentando encontrar algum tipo de documento, segundo a Associação Brasileiras das Empresas de Gestão de Documentos. Para evitar desperdício de tempo e não comprometer a produtividade em seu negócio, separamos 5 dicas para manter os arquivos de sua empresa organizados. Confira! Separe os documentos por categorias Pode parecer uma dica óbvia, mas muitas empresas ainda costumam armazenar os documentos de maneira desordenada em gavetas e armários sem identificação. O ideal é criar categorias para todos os documentos. Quanto mais específico, mais fácil será na hora de localizá-los. Você pode separar por categorias de documentos trabalhistas, contas a pagar, contas a receber, notas fiscais, documentos administrativos e demais demandas que sua empresa possuir. Organizar os arquivos por data e ordem alfabética também pode ser muito útil para sua gestão interna. Estabeleça rotinas diárias para a guarda de documentos Muitas empresas geram diversos documentos diariamente, o que pode comprometer a eficácia da guarda dos arquivos caso não…

Em um mundo cada vez mais globalizado, onde a disseminação de informações ocorre de maneira rápida e praticamente instantânea no meio digital, os arquivos físicos municipais são vistos por muitos indivíduos apenas como blocos de papéis intermináveis e sem utilidade. A verdade é que esses documentos têm grande importância tanto para a esfera pública quanto para a esfera jurídica, devendo contar com uma gestão documental eficiente para garantir a preservação dos mesmos. Os órgãos públicos municipais são responsáveis por gerar um grande volume de documentos que exigem respaldo jurídico para que o município fique em dia com os órgãos federais. Para além disso, os documentos armazenam informações relevantes que podem ser extremamente úteis em momentos posteriores, além de contribuir para a preservação da história local. Neste artigo, vamos te ajudar a entender melhor a importância dos arquivos municipais, seu papel na preservação da história local e o que diz a legislação. Acompanhe! A importância dos arquivos municipais Os arquivos públicos municipais são importantes fontes de informação que contribuem para a boa governança do município, permitindo atender, sobretudo, questões relacionadas à cidadania, administração, economia e Justiça. Também armazenam dados e informações importantes sobre saúde, educação, meio ambiente e tantos outros aspectos do município. O conjunto de todas essas informações são extremamente importantes para buscar medidas que realmente sejam benéficas para o município como um todo. Dessa forma, os arquivos municipais são indispensáveis para o planejamento, controle, transparência, eficácia e efetividade da…

A desinformação referente às normas que regulam a gestão de documentos no cenário empresarial ainda é grande no Brasil, sobretudo no âmbito privado. Com uma quantidade cada vez maior de documentos gerados pelas organizações, sejam elas públicas ou privadas, soma-se a forte burocracia brasileira, que exige que as empresas sigam uma série de normas para que cumpram as leis.Nesse cenário, a gestão documental não deve ser realizada exclusivamente em benefício próprio da empresa. Claro que essa prática proporciona diversas vantagens para organizações de diversos portes e setores, mas ela precisa ser realizada de maneira que atenda às legislações vigentes, garantindo validade jurídica e evitando processos na Justiça.Quais são as principais normas para a gestão documental?Lei de Acesso à InformaçãoDesde 2012, está em vigor a Lei nº 12.527 que assegura o direito fundamental de acesso à informação para a esfera pública. Se por um lado, a transparência e o conhecimento para a população é maior, por outro o grande desafio é realizar a digitalização de documentos de milhares de órgãos públicos. Dentre as principais obrigações destacamos o Art. 3º e o Art. 6º.Art. 3º: Os procedimentos previstos nesta Lei destinam-se a assegurar o direito fundamental de acesso à informação e devem ser executados em conformidade com os princípios básicos da administração pública e com as seguintes diretrizes:I - observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção;II - divulgação de informações de interesse público, independentemente de solicitações;III - utilização…

Se sua empresa não dá a devida atenção à guarda de documentos fiscais, você está correndo sérios riscos de ter problemas judiciais no futuro e precisar arcar com despesas desnecessárias. Isso porque, durante o período estipulado para sua guarda, os órgãos responsáveis podem exigir um documento para atestar as conformidades com a legislação.Quando a organização não consegue comprovar um pagamento para o Fisco, é preciso recolher novamente o tributo, o que pode gerar muita dor de cabeça para a obtenção do mesmo, além de gerar uma multa de até 20% sobre o valor. Para que isso não aconteça, é preciso ficar atento aos prazos e garantir uma gestão eficiente para os documentos fiscais.Neste artigo, elencamos o prazo de guarda para os principais documentos tributários e trabalhistas, de acordo com a legislação brasileira. Confira!Qual o prazo de guarda para documentos tributários?A média de tempo para a guarda de documentos fiscais é de 5 anos. Conheça os principais documentos que sua empresa deve guardar e seus respectivos prazos! Nota Fiscal 5 anos Art. 173 - Código Tributário Nacional Cofins 5 anos Par. 2° art. 10 - Lei Compl. n° 70/91 IRPJ 5 anos Art. 33 - Lei Orgânica da Seguridade Social Damef 5 anos Art. 173 - Código Tributário Nacional IPI 5 anos Art. 173 - Código Tributário Nacional DASN 5 anos Artigo 25 - Instrução Normativa SRF N° 146/99 DIRF 5 anos Artigo 25 - Instrução Normativa SRF n° 146/99 IR…