DISPOSITIVOS LEGAIS

A implementação de um arquivo ou de um centro de memória é fundamental no desenvolvimento e na construção identitária de um povo. Com a criação de dispositivos legais que regulamentam a atuação de arquivos e centros de memória, é possível dar legitimidade à política de patrimônio documental.

Após um estudo histórico-administrativo e um planejamento de recursos de infraestrutura, material, humano e tecnológico, são realizadas as etapas de criação da instituição de memória e seu regimento interno.

DIAGNÓSTICO ARQUIVÍSTICO

Entender a atual situação organizacional, administrativa e cultural da instituição é essencial para que possamos apontar as melhores soluções às demandas apresentadas, assim como melhor atender às especificidades institucionais. Levantamentos quantitativos e qualitativos, mapeamento da sua estrutura organizacional para saber de onde vem cada documento gerado ou recebido pela sua empresa ou órgão governamental, com base nos padrões arquivísticos internacionais são importantes para evitar produção e arquivamento desnecessários, otimizando seus recursos.

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS (PCD)

Através de uma metodologia aprimorada, nós sistematizamos sua estrutura organizacional e criamos um instrumento para gestão de documentos arquivísticos, o PCD. Com ele, é muito simples ter o mapeamento das funções e atividades exercidas na instituição e sua relação com os documentos produzidos e recebidos.

TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS (TTD)

Você ja se preguntou: Quanto tempo preciso manter um documento arquivado? Quais documentos posso descartar? Quais documentos devo manter em guarda permanente?
A TTD serve exatamente para isso. Através desse instrumento é possível estabelecer (com base na legislação de arquivos) os prazos para guarda e destinação de documentos.

Esse é o coração de toda a gestão de documentos.

ORGANIZAÇÃO, ARQUIVAMENTO E ELIMINAÇÃO

Desenvolvidos os instrumentos de gestão (PCD e TTD), sua aplicação será orientada por nosso corpo técnico. Nessa fase, a instituição receberá treinamento e acompanhamento das atividades de organização do acervo e arquivamento dos documentos, bem como o processo de  eliminação em concordância com a legislação de arquivos.

INSTRUMENTOS DE PESQUISA

Encontrar documentos no seu acervo nunca foi tão fácil. A descrição arquivística vai possibilitar o mapeamento de todo o seu arquivo, resultando no controle e acesso aos documentos de forma muito mais simples.

Nossa equipe técnica está pronta para lhe orientar.

MANUAIS, MODELOS E TREINAMENTOS

O desenvolvimento de um Manual de Procedimentos para a utilização dos instrumentos criados (PCD e TTD) e os modelos de documentos para transferência, recolhimento e eliminação de documentos são disponibilizados de forma personalizada para cada instituição.

Os padrões adotados durante o desenvolvimento do seu arquivo, são expostos e fundamentados nesse manual, que fará o registro das atividades a serem atualizadas.

CAPACITAÇÃO SIGAD, ARCHIVEMATICA E ATOM

A capacitação dos profissionais que lidam com a documentação produzida na sua empresa, organização ou entidade pública, já era muito importante, mas tornou-se fundamental com o avanço das tecnologias digitais.

Com as soluções de Capacitação SIGAD, ARCHIVEMATICA e ATOM, da Arquivotech, os profissionais que atuam nessa área poderão compreender os conceitos e modelos fundamentais para a gestão arquivística de documentos em ambientes digitais, sendo capazes de integrar a gestão de documentos, a uniformização de procedimentos, a organização e controle das informações de forma eficiente e segura, seguindo os modelos, recomendações e normas arquivísticas.

LICITAÇÃO – CONSULTORIA PARA ELABORAÇÃO DE PROJETO BÁSICO/TR

Antes de contratar qualquer serviço é imprescindível entender de forma mais aprofundada qual a sua real necessidade, afim de evitar investimentos desnecessários e consequentemente o desperdício de recursos. Na área de gestão de documentos, não é diferente.

Com essa visão, desenvolvemos uma solução de consultoria, que através da análise minuciosa no atual processo de gestão de documentos de sua instituição, irá instruí-lo de forma assertiva, eficiente e sustentável, acerca da contratação de serviços especializados em digitalização, guarda de documentos, descarte, organização e transporte de documentos, e locação de Mão de Obra especializada na gestão documental.